I team , soprattutto quelli virtuali, sono croce e delizia di ogni progetto.

Il viaggio in solitaria è oggi sempre meno perseguito: a tendere è infatti molto difficile che una persona disponga di uno skill set così ampio da coprire tutte le necessità, in tutte le fasi di crescita.
Non solo in termini di disponibilità di tempo, ma di visione.

Del resto, se due persone in una società concordano sempre su tutto, una delle due è di troppo.

Tipicamente in ogni progetto, strutturato o agile che sia, lo staffing è incrementale durante lo sviluppo e proporzionale al numero di deliverables (obiettivi, consegne) che vanno raggiunti.
Ogni parte del team, a seconda della fase, avrà livelli di coinvolgimento ed effort (impegno) differente, a seconda del suo ruolo.

Fondamentale è però che tutti i partecipanti siano coinvolti dall’inizio, tramite una attività che nel project management è detta Buy-in. In soldoni, voglio che tutti vedano il grande obiettivo, e siano uniti per raggiungerlo.

Figura 2-8 da pag. 39, PMBOK Fifth Edition

Se un elemento viene inserito a progetto iniziato (tipicamente per fare crashing, ossia diminuire i tempi aggiungendo risorse) un errore comune è quello di metterlo a testa bassa sul lavoro, perchè “siamo già in ritardo” e “tanto lui deve scrivere codice”.
E’ come entrare in una maratona senza sapere a che chilometro sei, dove stai andando e qual’è il premio.
Non funzionerà.

Lo sapevi?

Ma una volta che il team c’è ed è motivato, quali strumenti posso usare per essere produttivo?
Ecco qui, my favorite, Have-to-Have list.

#1 – Trello

Trello è uno strumento agile di gestione del lavoro ispirato al sistema kanban Toyota.
Si basa su un sistema di gestione Agile, fondato su “board” dalle quali è possibile seguire in pochi sguardi lo stato dei lavoro e focalizzarsi sulle cose da fare.

E’ molto pratico e di una semplicità ed efficacia disarmante.

Esempio di progetto: “barker”, un sistema di emulazione canino per allontanare i gatti. In trello hanno preferenze a quanto pare 🙂

Invece che perdermi in una inutile serie di tutorial che potete trovare tranquillamente qui, ecco qualche personale consiglio pratico:

• Le board hanno senso se si vuole tenere traccia di commenti, checklist o processi creativi. Non fare una board per “microtask” che completerai in poche tempo a meno che non vuoi fissare un reminder, ma:
• Trello non è Gantt-oriented.
  Si possono creare Gantt con i numerosi plugin ma non c’è ad esempio, alcuna Network Diagram nè Critical Path. Se ti serve qualcosa di questo tipo, vai piuttosto su Wrike o il solito Microsoft Project.
  Inoltre, non permette di settare reminder nel momento che voglio ma la notifica viene in automatico 1 giorno prima.
• Ci sono tantissimi plugin molto interessanti e tante integrazioni ad altri tool. Prima di dire “questa cosa trello non la fa” ..cerca tra i plugin.

#2 – Slack

Slack è un sistema di instant messaging che permette la creazione di canali dedicati e l’utilizzo di numerosi BOT nonchè integrazioni con moltissimi altri software.

Ad essere sincero al primo utilizzo mi sono trovato un attimo perso, ma ora non possiamo più farne a meno.
L’entropia delle comunicazioni è ridotta in modo drastico, vieni notificato solo per i canali che ti interessano. Integrazioni fighissime, come Bitbucket .

Gratis.

Da provare SUBITO!

#3 – 1Password

Ok, sappiamo cosa fare e comunicare. Il che è grandioso!
Allora non dovrebbero esserci problemi se Laura oggi proprio non riesce a partecipare alla call per fare l’ultimo export del .png da mettere sul sito. Vabbè mi collego io da remoto e… occacchio la password.

L’avevo salvata su un post-it sul frigo.
No è in una conversazione di #slack del 1973.
No. Marco, Marco la sa!

Sembra ovvio ma non lo è, le password condivise servono, soprattutto quando non le hai.

1Password è un ottimo servizio, non troppo invasivo e fa il suo egregiamente. Fino al 2016 era basato sull’acquisto della licenza, ad oggi si paga una membership. Se avete già la licenza non siete obbligati alla sottoscrizione del piano. Try period di 30 giorni.

L’unico servizio non free di questa lista, ma dato il prezzo molto contenuto, lo consiglio caldamente.

#4 – Papaly

Ok, sappiamo cosa fare, comunichiamo, abbiamo le password. Top!
E Jack, del design team, ha appena trovato un link fighissimo che potrebbe servire al team sviluppo. Dove lo posta?

Su whatsup!

Bene, così tra qualche ora sarà già a 34 schermate fa.

Papaly permette di creare liste collaborative e dividere i link tramite label. Tutti gli invitati possono apportare modifiche con possibilità di scrittura/lettura.
In soldoni, puoi condividere la tua board piena di link con chi vuoi.

#5 – Google Apps

Gli strumenti di Google non hanno bisogno di presentazioni.

Se avete necessità di creare/editare in più persone, in tempo reale, lo stesso documento ed avere un unico repository comune, Google is the way.

Documenti, Fogli di calcolo, Presentazioni, Sondaggi, Mappe collaborative, c’è tutto.

Tutti i documenti si auto-salvano e hai a disposizione un versioning dei documenti fino a qualche lustro fa.

Ah, L’ho già detto che è gratis? Hai solo bisogno di registrare una email e avrai inoltre accesso a tutti gli altri servizi come il calendar e gmail.

Ti dovrai solo preoccupare di chiarire l’organizzazione delle cartelle.

Insomma, con questi 5 strumenti non ci sono scuse.

Buon lavoro!! 🙂