Top10s – Aumenta la tua produttività con la Eisenhower Matrix

Ti sembra sempre di non avere mai abbastanza tempo?
Per dirla alla Kevlin Henney, “There is no code faster than no code.”, ossia “non c’è codice più veloce del NON codice”.
Osservando le attività che “devi” fare, ti accorgerai che in realtà molte di esse sono a poco valore aggiunto.

Come diceva lo stesso Eisenhower, “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.

L’Eisehower box è uno strumento semplice per aumentare la tua produttività ogni giorno. Bastano 20 minuti a inizio settimana per avere chiare le priorità e dedicare le giuste risorse ad ogni attività. Provare per credere. Non a caso l’ho inserita nella TOP10 degli strumenti di produttività.

Del resto, Eisenhower non era proprio l’ultimo degli arrivati. Prima generale dell’esercito , poi presidente degli USA dal ’53 al ’61, ha dato un diretto contributo alla creazione della prima rete internet (DARPA), all’esplorazione dello spazio (NASA) e a primo trattato sull’utilizzo pacifico delle fonti di energia alternative (Atomic Energy Act).

Cos’è e come si usa: in 5 step

L’Eisenhower matrix (o Eisenhower box) è un diagramma a 4 quadranti in cui inserire le proprie attività.
Sull’asse orizzontale vi è la dimensione dell’urgenza, su quello verticale l’importanza. Lo scopo è definire quanto una attività che “dobbiamo” fare contribuisca o meno al raggiungimento dei nostri obiettivi. La struttura è come segue:

In pratica, è necessario:

  1. Definire i propri obiettivi.
    In genere, io definisco gli obiettivi annualmente e faccio dei “check” ogni 6 mesi. Fatto questo,
  2. Attività Urgenti/Importanti
    Sono quelle attività o task che hanno influenza diretta sui tuoi obiettivi: avranno pertanto massima priorità e l’imperativo è FALLO SUBITO!
    Saranno i task a cui dedichi più risorse e maggior tempo di qualità.
  3. Attività Urgenti/Non importanti
    Devi farle subito, ma non sono importanti, o lo sono meno delle altre. L’imperativo è DELEGARE! O se, non è possibile, investirci meno tempo possibile.
  4. Attività Importanti/Non urgenti
    Si tratta tipicamente di task di lungo periodo. Ad esempio, può essere imparare una lingua o un linguaggio di programmazione. Sono importanti ma non devo porci subito la mia attenzione: dovranno essere quindi PIANIFICATE.
  5. Attività Non importanti / Non urgenti
    Se qualche attività finisce qui, significa che in realtà NON devo farla. Quindi, ELIMINA o DELEGA.

Consigli Pratici

Preferisco che cose come questa siano sempre visibili: piuttosto che fogli (che poi tipicamente perdo) utilizzo due fogli A3 incollati e POST-IT a go-go, il tutto appeso al muro. Amo il visual creative thinking in ogni sua forma.
Ho una matrice come questa appesa in camera e la uso una volta a settimana, il  lunedì mattina appena sveglio o la domenica sera per pianificare la settimana in arrivo.
Personalmente, trovo più utile che la le attività urgenti/importanti siano situate in alto a destra (è tipicamente dove si focalizza la mia attenzione).
Pertanto, la mi EM ha questo aspetto:

Al centro, il numero della settimana che sto pianificando.
In alto a destra, di un colore diverso, i miei obiettivi dell’anno.
In basso a destra invece, utilizzo delle etichette per ricordarmi a che punto sono con la pianificazione di una attività.

  1. Parto sempre dai BACKLOG, (per riferirci all’Agile Project Management) ossia la lista intera delle “cose da fare”. Semplicemente un foglio A4 in cui scrivo senza filtri tutto quello che mi viene in mente. Scrivo sinteticamente su un post it e lo incollo sull’A4.
  2. Inserisco le attività sul diagramma nella loro posizione
  3. Osservo il risultato: so già quello che devo fare. Proseguo poi, a seconda di quanto una attività sia lunga o impegnativa, a pianificare tempo e risorse con Trello o Teamwork

Per concludere

20 minuti a settimana che ne valgono migliaia! Da quando la uso ho cambiato mindset e anche se non ho la mia EM con me, la visualizzo mentalmente.
Fidatevi, NE VALE LA PENA.

One Comment

  1. […] alla Eisenhower Matrix, che da la visione settimanale, questi sono gli obiettivi del giorno. Dopo qualche settimana non […]

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